你知道开会的人事费用多高吗？从成本计算改善会议品质与生产力——明确每次的会议目标，并评估成本效益。（本文摘自《什么都不教的主管才厉害》一书，以下为摘文。）
在职场上，参与会议基本上是无可避免的例行事务，而就某些层面来看，会议就像一面镜子，真实反映了一家公司的行事作风、团队能力。若将会议概略粗分，大致有下列两种：掌握时间、快速决策的会议，以及缓慢冗长、毫无效率的会议。
不在第一时间决定要解决什么问题，就只是单纯的集中谈话假使你是一名会议主持人，最重要的责任是让会议顺利进行，并得到圆满的结论。否则会议就只是集中谈话而已，因为大家并没有从一开始就决定这场会议要解决什么问题，意即这场会议的目的究竟是什么。
图／仅为情境配图。取自unsplash
在我担任人才育成顾问时，有时必须参与客户公司的内部会议。然而旁观者清，我一看就明白，与会人的参加动机不尽相同，甚至有些人根本没有出席的必要，只是被要求到场。这种就是缓慢冗长、毫无效率的会议。大家不是七嘴八舌、各说各话，就是陷入长时间的沉默，所有的人都拒绝发言，徒留主持人焦躁地拼命鼓噪。众人彼此没有共识，不知该如何结束，也不知重点为何，员工们只是坐等时间流逝，以被动的姿态等待会议结束。
我们不妨先回头想一想，举办会议的目的到底是什么？是希望员工集思广益，或是分享信息，甚至只是一场精神训话？不论你想达成的结果为何，第一要务就是先决定会议目的。如果全体成员未能方向一致，该场会议就不可能会有效率。
每周定期开会1小时，一年多花你12万人事成本若进一步以数据分析，大家知道在公司每开一次会，要花费多少成本吗？
例如，每次集合10名月薪4万元的员工，每周进行一次1小时会议，光是一个月的人事费用就要1万元，以此为基数，一年增加的人事成本将高达12万元。（以每年工作245天，每天工作8小时计算）而这只是每周的例行会议，尚未计算那些额外召开的临时会议，以及因开会推迟工作进度所衍生的加班费用。
长期累积下来，对于一家中小企业来说，这样的成本支出是一笔相当可观的金额。领导者若能把这样庞大的数目放在心上，并与会议的结果相互链接，我想应该不难了解，冗长的无意义会议所产生的成本，对于一家公司的运作而言，是多么严重的伤害。
身为管理者，降低公司的无谓支出、回收合理的投资报酬，这是再自然不过的任务。为此，大家必须先确立开会是为了解决什么问题；为了达成此目的，成员必须讨论该做些什么事、该怎么做，这就是所谓的会议策略。
和其他的业务相比，开会其实是相当珍贵的工作项目，不仅可以让员工们聚在一起讨论彼此心情、共享团体目标，会议若是开得有效率，更是团队产生崭新价值与发展空间的大好契机。
会议是你布达工作要求、促进员工自动自发的利器各位身为主管，请务必将会议目的铭记在心，并以提高效率为最高指导原则，将之视为管理利器。一次令人振奋的会议经验，可透过不断累积，增加成员主动积极的工作动力，并提高团队成员的产能与动能。比起逐一针对细节紧迫盯人，借由每次会议营造团队气氛，让部属明白你希望他们做到什么并自动自发，才称得上是管理者的最大成功。
什么都不教的主管才厉害开会的成本极高，光是人事费用一年就将增加12万元。会议最重要的是决定解决什么问题，并让与会人员一同讨论可行做法，如此才会有效率。
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